Kdy firmě stačí ChatGPT a kdy je potřeba něco na míru

ChatGPT firmě stačí, když práci dělá jeden člověk jen občas a výsledek si sám přečte, než ho použije. Něco na míru se vyplatí, když se stejná práce opakuje každý den, dělá ji víc lidí nebo potřebuje údaje z vašich e-mailů a tabulek.

Když vám ChatGPT napíše odpověď na poptávku, pořád ji musíte zkopírovat z e-mailu, vložit, zkopírovat zpátky a hlavně si na to vzpomenout. Jednou za týden to nevadí. Desetkrát denně ano.

Na co ChatGPT stačí

Postup, který zná jen jeden člověk, můžete nadiktovat do mobilu a nechat z něj udělat návod pro nováčka. Dlouhý e-mail můžete nechat zkrátit, smlouvu vysvětlit lidsky a z poznámek ze schůzky udělat přehledný zápis.

Když chcete, aby lidé ve firmě dostávali podobné odpovědi, sepište na jednu stránku, jakým tónem píšete, co nikdy neslibujete a jak se podepisujete. Každý ji vloží na začátek, než začne psát. Nic se nenastavuje a zvládne to každý ještě dnes.

Tohle bych zkusil jako první. Nic vás to nestojí a zjistíte, jestli vám AI vůbec sedí.

Kde začíná narážet

Na workshopech se opakuje stejné místo: poptávka, doptávání, nabídka. Čas se tam neztrácí psaním, ale čekáním, zapomenutými odpověďmi a doptáváním na pořád stejné údaje.

Na to samotný ChatGPT nestačí. Pomůže vám napsat odpověď, když si na ni vzpomenete a otevřete ho. Sám ale nepozná, že přišla poptávka, a nepřipomene, že zákazník tři dny neodepsal.

V placené verzi ChatGPT nebo Claude si dnes připojíte e-mailovou schránku a necháte si připravovat odpovědi. Jenže co když máte schránky dvě, třeba jednu na rezervace a druhou na podporu? Obě najednou tam nepřipojíte. Tady už je potřeba něco na míru.

Čtyři otázky, podle kterých to poznáte:

1. Jak často? Jednou týdně, nebo několikrát denně?
2. Kolik lidí? Když to dělá víc lidí, každý se ptá po svém a zákazník dostane pokaždé jinou odpověď.
3. Odkud se berou údaje? Když je musíte pokaždé hledat v e-mailu a tabulce, zabere vám to víc času než samotné psaní.
4. Co se stane, když na to někdo zapomene? Když odejde zakázka, nestačí spoléhat na to, že si někdo vzpomene.

Čím víc odpovědí vás tlačí k „často, víc lidí, z více míst, a vadí to“, tím spíš se vyplatí něco nastavit.

Co znamená „něco na míru“

Neznamená to velký projekt ani výměnu programů, na které jste zvyklí. Třeba u poptávek to vypadá tak, že AI asistent poptávku sám zachytí, připraví odpověď a doptá se na chybějící údaje. Vy odpověď jen schválíte. Když zákazník neodepíše, asistent vám připraví připomenutí.

Pořád platí, že AI navrhne a člověk rozhodne.

Na co si dát pozor

Osobní údaje zákazníků, smlouvy ani přístupová hesla do soukromého účtu v ChatGPT nedávejte. Než to někdo ve firmě začne dělat, domluvte si, co tam smí a co ne.

Občas firmě řeknu, že jí ChatGPT stačí. A když se něco vyřešit nedá, řeknu to rovnou. Nemá smysl dělat na míru něco, co se použije dvakrát do měsíce.

Nevíte, kam vaše práce patří? Domluvte si nezávazný hovor, za 30 minut vám to řeknu.